Hacer un balance anual, revisar lo qué se ha realizado durante el último año y contarlo a la sociedad de manera pública y abierta es una buena práctica que cada vez es más común en empresas e instituciones. Para ello, se suele utilizar la memoria corporativa anual, un documento clave de comunicación para una organización.
En ella se refleja la situación en forma de foto fija al cierre del ejercicio de la organización mediante datos financieros y gráficas que resultan de interés para sus principales públicos internos y externos: clientes, inversores, trabajadores…
En algunos casos, como en las sociedades cotizadas, la legislación obliga a publicar un informe anual; en otros, para cumplir la Ley de Transparencia, como empresas públicas, fundaciones, asociaciones u otros organismos.
Sin embargo, en la mayoría de los casos, se busca ir más allá de las obligaciones legales y aprovechar para trasladar mensajes clave a públicos de interés, como socios, colaboradores, reguladores, clientes… Es la herramienta más accesible para hacer, de manera dinámica, una presentación de empresa, ya que tiene una revisión anual.
¿Qué información contiene la Memoria Corporativa?
En la memoria corporativa se pueden incluir informaciones muy diferentes, pero habitualmente contendrá datos financieros, legales, sobre responsabilidad social corporativa, de marketing, iniciativas realizadas,… etc. Es la propia entidad emisora la que decide qué y cómo contar en el documento, se analiza e interpreta toda esta información en profundidad, para presentarla de forma atractiva a sus públicos.
¿A quién se dirige?
Puede dirigirse a todo tipo de público: trabajadores, clientes, proveedores, administraciones, accionistas o a la sociedad. En función de quién sea el público o públicos objetivo se modelara los contenidos y la presentación.
¿Qué beneficios obtiene la organización que la hace Memoria Corporativa?
El principal es que el ejercicio de transparencia que supone es beneficioso a nivel interno y a nivel externo. Una memoria o informe anual no es un catálogo de servicios, sino que conlleva un análisis más profundo y por tanto requiere el compromiso no solo de la dirección, sino también de todo el equipo involucrado en su preparación. Se requiere información de todas las áreas que componen la entidad (comercial, financiero, recursos humanos, legales, RSC,marketing…) que debe ser unida, darle una estructura y transmitirla de una manera efectiva.
¿Qué información puede abarcar?
Depende del tamaño de la empresa. Si son empresas cotizadas en bolsa, tienen la obligación de hacerla y de incluir una serie de datos económicos.
Si se trata de empresa no cotizada en bolsa, habitualmente con un tamaño menor, es el emisor el que define qué información quiere publicar (en función del público al que se destine), aunque algunos ítems que se suelen incluir son:
- Principales maginitudes económicas: ventas, beneficios, inversiones...
- Evolución de la plantilla
- Balance del ejercicio por parte de la dirección
- Actividades englobadas bajo el epígrafe de responsabilidad social corporativa
- Previsiones para el próximo ejercicio
¿Qué deben incluir una buena memoria corporativa?
Una memoria corporativa es una herramienta de notoriedad y de imagen, y precisamente por eso, su aspecto debe ser llamativo, original e impecable. Su diseño y maquetación es la principal diferencia entre la memoria corporativa respecto a los informes anuales.
Además del diseño, debemos pensar en el formato más conveniente para publicarlas. Puede ser físico (con un formato de revista, por ejemplo, u optar por formatos más innovadores, como infografías atractivas) o bien digital (un e-book, un apartado en la página web…). Debemos analizar qué formato se adapta mejor a las necesidades de la empresa, así como el que generará más impacto entre los públicos.
¿Qué ventajas nos aporta hacer una memoria corporativa?
El hecho de elaborar una memoria corporativa beneficia a la empresa en muchos aspectos. Los trabajadores y públicos internos se impregnan de la cultura corporativa; son un modo de hacer sentir que pertenecen a la organización y así, motivarles.
Otro beneficio es que son el documento de comunicación más inmediato para todos los públicos de interés de la empresa. Si están bien hechas, pueden verse traducidas en un aumento de beneficios económicos, en atracción de talento o retención de este.
Finalmente, la memoria corporativa beneficia a la empresa en tanto que muestra su compromiso con la transparencia, ya que para elaborarla se necesitan datos de distintos departamentos, así como el compromiso de los directivos, responsables de áreas, etcétera. Una empresa transparente gana credibilidad, confianza y mejora su reputación.
¿En papel, digital o ambos?
Imprimir una memoria anual en papel tiene un coste que varía en función de la tirada, aunque con la evolución de la impresión digital ya no es necesario grandes cantidades para obtener unos costes asumibles. No obstante, en los últimos años muchas entidades u organismos optan por una versión digital de su memoria corporativa, que puede complementar a la de papel o no.
Entre las grandes ventajas de las memorias corporativa digitales (bien en un archivo PDF, bien en documento html) es que son más ecológicas, más accesibles (ya que pueden estar publicadas en la página web corporativa) y más interactivas (porque permite al usuario una navegación y una lectura no lineal, por ejemplo).
Nuestra recomendación es, si dispone del presupuesto necesario, hacer ambas versiones, que serán similares pero no necesariamente iguales.
¿Cómo es el proceso que seguimos para hacer las memorias corporativas?
Cada memoria es única porque es una foto fija de la organización, pero el proceso de realización siempre va a seguir unos pasos comunes:
- Una vez tomada la decisión de hacerla por parte de la empresa, esta tendrá que definir y recabar la información a incluir, en los diferentes formatos (texto, fotografía y gráficos o videos). Asimismo, es el momento de optar por una publicación digital, en papel o en ambos formatos. OMA 3 puede ayudarle en la definición de los contenidos a incluir, basándonos en nuestros 20 años de experiencia.
- El siguiente paso será la redacción de los contenidos, la selección de las imágenes y los gráficos y la definición del formato de la publicación y de la línea gráfica, acorde con la identidad corporativa de la empresa.
- Una vez superada la fase anterior, es el momento del diseño y la maquetación de la publicación, dotándola de una identidad que haga atractiva el acceso a la información.
- Con la memoria corporativa anual maquetada y revisada por el cliente, es el momento de imprimirla, en el caso de que se opte “el papel”, o de publicarla en página web corporativa.
¿Cómo presentar la memoria corporativa anual?
Cuando el documento ya está maquetado y has decidido su formato, es el momento de la presentación: puedes enviar un mailing a trabajadores y clientes, organizar un acto de presentación con clientes, enviar una nota de prensa a los medios de comunicación… las opciones son muy variadas.
¿Para quién hemos hecho la memoria corporativa anual?
Como llevamos en esta actividad mas de 20 años, hemos tenido ocasión de realizar memorias de actividad anuales con muy diferentes empresas, entre las que podemos citar, entre otros, a:
- Eroski
- Industria de Turbo Propulsores (ITP)
- Ayuntamiento de Bilbao
- MercaBilbao: Memoria anual 2019, 2018, 2017, 2016 y 2015